Změny v pravidlech používání e-mailových služeb ČVUT
Dne 20. dubna 2021 vstoupil v platnost Příkaz rektora 07/21, který zavádí nová, v rámci ČVUT sjednocená, pravidla pro e-mailové služby provozované na ČVUT. Tato pravidla vyžadují změnit některé dlouholeté zvyklosti jak na straně provozovatele poštovního systému, tak i na straně uživatelů.
Co je třeba udělat
Používat klientskou aplikaci, která pracuje s e-mailem FEL (případně ČVUT) na e-mailovém serveru FEL (nebo ČVUT) a automaticky nepřeposílat e-maily mimo ČVUT.
Proč?
Vyžaduje to platná legislativa (GDPR, zákon o kybernetické bezpečnosti) a příkaz rektora 7/21.
Koho se to týká?
Všech uživatelů FEL, zaměstnanců a studentů, kteří mají nastaveno přeposílání příchozí pošty na e-mailové adresy mimo ČVUT a nebo používají službu průběžného stahování pošty FEL systémem třetích stran.
Co mi to přinese?
- Zvýší to spolehlivost doručení e-mailů a umožní FEL nasazení pokročilejší ochrany proti nevyžádané poště a kybernetickým útokům.
- Ve vybraných nástrojích to umožní ověření identity odesílatele zprávy.
Co mi to zkomplikuje?
- Pokud Vámi využívané řešení nesplňuje požadavky příkazu, budete muset věnovat čas nastavení vhodného mailového klienta a zvyknout si s ním pracovat.
- Využíváte-li pro práci s e-mailem cloudovou službu (zejména Gmail), přijdete o funkce vycházející z povahy těchto cloudových služeb a faktu, že Vám "čtou" Vaši poštu (např. inteligentní třídění a kategorizace došlé pošty nebo komplexní vyhledávání). Obdobné funkce lze nastavit i v nástrojích v souladu s příkazem rektora, zpravidla ale komplikovanější cestou.
Tip: E-mailové adresy ČVUT jsou určeny pro komunikaci v souvislosti se studiem a pracovními povinnostmi na ČVUT. Nepoužívejte je pro soukromé registrace na e-shopech atp.
Více adres v rámci ČVUT
E-mail @fel.cvut.cz
Fakultní e-mail je automaticky založen pouze zaměstnancům s pracovní smlouvou a studentům FEL. Zaměstnanci zaměstnaní na dohodu o pracovní činnosti, na dohodu o provedení práce nebo externí učitelé používají pro komunikaci svůj soukromý e-mail nebo e-mail domovské organizace. Tuto e-mail adresu si zaregistrujte do svého uživatelského profilu v Usermapu. V případě potřeby můžete zažádat o individuální zřízení e-mailu FEL prostřednictvím HelpDesku.
E-mail @cvut.cz a @student.cvut.cz
Tato mailová adresa může vzniknout navíc k adrese @fel.cvut.cz na základě žádosti v usermap.cvut.cz nebo v případě @cvut.cz automaticky vedoucím pracovníkům. Výhodu má hlavně pro uživatele aplikace Teams, kde jim zpřístupní kalendář a umožní plánování schůzek prostřednictvím Microsoft Exchange. Více informací naleznete na webu IST.
Jak pracovat s více adresami na různých součástech ČVUT?
Zvolte si jednu e-mail adresu a schránku jako primární (nejlépe u součásti, kde máte kmenový úvazek). Na ostatních adresách si nastavte přesměrování na primární adresu. Primární adresu si nastavte jako “Preferovaný e-mail” v uživatelském profilu v aplikaci Usermap (karta Nastavení - Nastavení e-mailových adres).
Upozornění: nastavení preferovaného e-mailu na @cvut.cz může mít dopad na využívání některých externích služeb pod ČVUT SSO (např. zoom.us).
Souběžné používání e-mailu FEL a e-mailu ČVUT
I nadále můžete používat obě e-mailové adresy a schránky nezávisle na sobě, nebo
- pokud upřednostňujete používání cloud technologií Microsoft 365, tak jako primární adresu doporučujeme používat e-mail ČVUT a e-mail FEL na něj přesměrovat nastavením filtru v Horde.
- preferujete-li používání e-mailu FEL, tak si nastavte přesměrování e-mailu ČVUT na e-mail FEL podle návodu.
Tip: V e-mailových klientech jako je Thunderbird, Outlook, Apple Mail je možné nakonfigurovat paralelně více e-mailových účtů a z nich si vytvořit jednu “virtuální” složku s došlou poštou.
Výběr nového e-mailového klienta
Jak vypadá "povolený" e-mailový klient?
Aplikace nainstalovaná na počítači/tabletu/telefonu připojující se přímo na e-mailový server FEL přes protokol IMAP a SMTP (nebo na Exchange server u e-mailu @cvut.cz).
Co použít nelze?
Cloudové služby (Gmail, Seznam, Fastmail, ProtonMail), které poštu z e-mailového serveru FEL průběžně stahují a ukládají na vlastní servery.
Doporučení e-mail klienti
Příklady vhodných řešení a doporučené klientské aplikace pro různé platformy:
|
Windows |
macOS |
Linux |
Android |
iOS/ipadOS |
Web |
|
Apple Mail |
Aquamail K9-Mail |
Přístup k e-mailu FEL
Přistupovat k e-mailu FEL je možné prostřednictvím webového rozhraní Horde nebo poštovního klienta (IMAP a SMTP) v PC nebo mobilním zařízení. Pokud neznáte své Heslo FEL, tak si je můžete obnovit v aplikaci UDB.
Nastavení
Technické parametry pro připojení k poštovnímu serveru IMAP
Připojení k serveru SMTP/IMAP vyžaduje minimální verzi protokolu TLS 1.2.
Příchozí pošta
Typ IMAP
Název serveru: imap.fel.cvut.cz
SSL/TLS zabezpečení, port 993
Odchozí pošta
Typ SMTP
Název serveru: smtpx.fel.cvut.cz
SSL/TLS zabezpečení, port 465 (případně TLS zabezpečení, port 25 nebo SSL zabezpečení, port 587)
Autentizace - uživatelské jméno (pouze username, bez @fel.cvut.cz!) a Heslo FEL použijte u příchozí i odchozí pošty.
Jak zrušit přesměrování pošty?
- Pokud máte nastaveno přesměrování pošty FEL v aplikaci UDB, tak se přihlaste do aplikace Heslem ČVUT/SSO a přejděte do svého uživatelského profilu kliknutím na svoje uživatelské jméno v záhlaví (“Přihlášen(a) jako: username”). V uživatelském profilu vyberte záložku Upravit. V poli Cílová poštovní adresa odstraňte přesměrování, které rušíte, a zadejte adresu ve tvaru: username@imap (pozor: tato adresa zde pro správnou funkci mailu musí být!).
- Pokud máte nastaveno přeposílání ve webovém rozhraní Horde, tak se přihlaste do Horde pomocí vašeho Hesla FEL. V menu klikněte na Pošta -> Filtry. Deaktivujte filtr Přeposlat.
- Používáte-li e-mail ČVUT a máte nastaveno přeposílání tohoto e-mailu @cvut.cz na adresu mimo doménu cvut.cz, tak pro zrušení přesměrování postupujte dle návodu.
V případě jakýchkoliv dotazů ke změně nastavení e-mailu neváhejte kontaktovat svého správce IT na katedře nebo SVTI prostřednictvím HelpDesku ČVUT.